За период 2021-2022 годов в компании Nhood были реализованы следующие эффективные IT-решения:
- портал управления технической эксплуатации объекта
- портал для арендаторов
- система управления электронным документооборотом
Когда в 2021 году мы реализовывали проект по созданию собственной службы эксплуатации на одном из наших крупных объектов, мы столкнулись с тем, что даже у лидеров рынка направления Facility management до сих пор не налажен процесс автоматизации задач и сохраняется большой объём работы с бумажными документами, что часто затрудняет оперативный контроль выполнения регулярных и разовых задач, а также делает сложнее оценку эффективности команды. При разработке с нуля нашего собственного IT решения мы в том числе уделили внимание оптимизации регламентов производства работ. Пользовательский интерфейс помогает ответственному сотруднику на любом устройстве (смартфон, планшет, ПК) видеть весь план регламентных работ на день/неделю/месяц и отслеживать разовые заявки со статусом исполнения, что значительно снижает время на передачу дел между сменами и повышает контроль за исполнением этих заявок. С помощью данного IT-инструмента мы имеем возможность в интерактивной форме оценивать объёмы работ, выявлять наиболее проблемные участки и повторяющиеся виды работ, результативность конкретных сотрудников, что в разы повышает эффективность работы как службы эксплуатации объекта, так и администрации ТЦ и головного офиса компании. Надо отметить, что собственная служба эксплуатации на этом объекте успешно функционирует уже больше года, и мы довольны как высоким качеством выполнения работ, так и снижением эксплуатационных затрат.
Ещё одной автоматизированной системой управления, разработанной для нужд нашей компании, стал портал для взаимодействия с арендаторами наших торговых центров, общая численность которых составляет более 1500 ритейл-партнёров. Проект портала арендаторов мы начали разрабатывать в начале 2022 года и уже в 3 квартале перешли к его активному внедрению. В процессе формирования технического задания мы значительно расширили функционал данного портала и, таким образом, увеличили масштаб проекта на 80%, при этом практически оставшись в первоначальном бюджете. Если изначально наши потребности ограничивались заявками на ввоз и вывоз товара и согласованием определённых работ, то в процессе модификации функционала портала мы практически полностью перевели коммуникацию с арендаторами в единое информационное поле: начиная от согласования проекта помещения арендатора и заканчивая получением информации об актуальных акциях и проведением различных опросов. Безусловно, перевод коммуникации с нашими партнёрами в единое информационное поле позитивно сказался на процессе согласования, реагировании на нештатные ситуации и взаимодействии между ответственными работниками УК и арендаторами, а, кроме того, существенно экономит время всех сотрудников как на объектах, так и в головном офисе ― соответственно, их производительность повышается.